Es sabido que la comunicación es un sistema social complejo, partiendo por la complejidad de los distintos agentes que participán de ella constantemente. En esta publicación haremos una breve reseña sobre las tres improbabilidades fundamentales en dicho proceso: entendimiento, alcance y aceptación.
Improbabilidad del Entendimiento: Trata de que es improbable que el mensaje transmitido sea comprendido de la misma manera por todas las partes involucradas en la comunicación, debido a las diferencias en las interpretaciones y los contextos. En una organización, esto puede llevar a malentendidos entre empleados o equipos.
Ejemplo: Un gerente de proyecto presenta un nuevo plan estratégico a su equipo de desarrollo, pero los ingenieros interpretan el enfoque de manera diferente a lo que el gerente pretendía.
Sugerencia para abordar esta improbabilidad: Es esencial promover una comunicación clara y abierta, y procurar que los códigos sean entendidos por las personas. Los equipos deben tener la oportunidad de hacer preguntas y aclarar dudas. Además, se pueden utilizar herramientas visuales, como diagramas o gráficos, para ilustrar conceptos complejos.
Otro ejemplo más cotidiano…
Improbabilidad del Alcance: Esta señala que, debido a la sobrecarga de información, es improbable que todos los mensajes que podrían ser comunicados sean efectivamente transmitidos. En una organización, esto puede resultar en la pérdida de información crítica o la falta de conciencia de ciertos asuntos.
Ejemplo: Una empresa está llevando a cabo múltiples proyectos simultáneamente, y los detalles de un proyecto importante se pasan por alto debido a la atención centrada en otros proyectos.
Cómo abordar esta improbabilidad: Es importante establecer prioridades claras y comunicar de manera regular y transparente. El uso de herramientas de gestión de proyectos y la asignación adecuada de recursos pueden ayudar a garantizar que los proyectos clave reciban la atención necesaria.
Improbabilidad de la Aceptación: Es improbable que un mensaje sea aceptado y asimilado por todos los receptores de la comunicación debido a diferencias en valores, creencias y perspectivas. En una organización, esto puede resultar en resistencia a los cambios o desacuerdo sobre decisiones importantes.
Ejemplo: Un equipo directivo decide implementar un nuevo sistema de gestión de proyectos, pero algunos empleados se muestran reacios a adoptarlo debido a la comodidad con el sistema anterior.
Cómo abordar esta improbabilidad: Para que un mensaje sea aceptado, es necesario involucrar a los miembros de la organización en el proceso de toma de decisiones y comunicar los beneficios y razones detrás de los cambios. La capacitación y la retroalimentación continua pueden ayudar a los empleados a adaptarse y aceptar nuevas prácticas.
Surge una cuestión relevante cuando se quiere disminuir estas tres improbabilidades, y que es que mientras más probable se vuelva una, más improbable se vuelven las otras. Por ejemplo: si se quiere tener éxito en una comunicación, se puede dar la mayor cantidad de detalles posibles, con lo cual se dificultará el envío de la mismo, más aún la aceptación. Ahora bien, se podría asegurar que el mensaje le llegue a todas las personas con un alto nivel de detalle, pero las creencias personales y motivaciones de cada individuo hará más improbable que se acepte el mensaje, y que las personas se conduzcan como espera el comunicado.
Las organizaciones usan medios tradicionales para resolver esta situación, como el poder, los incentivos de tipo higiénico y otras formas transaccionales de comunicación, pero tal vez lo que más aumenta la eficacia de la comunicación, es que esta sea transparente, constante, mediada por un interés genuino en las personas, quienes percibirán que no hay segundas intenciones.
Finalmente, el rol de los liderazgos en esto es crucial, ya se dice que buenos líderes son a su vez buenos comunicadores. En este rol, los líderes pueden hacer mucho para que las personas logren entender lo esencial de las organizaciones, cómo llegar a cada persona bajo su liderazgo, y proporcionar los medios para convocar a las personas a la acción, de otra forma, la resistencia que se puede producir debido a las deficiencias en la comunicación afectará negativamente los procesos, más aún si esta resistencia no es explícita, sino más bien solapa como resultado de la desconfianza que puedan tener las personas hacia su organización y sus líderes.
Referencia:
Rodríguez Mansilla, Darío; Opazo B., María Pilar (2007). Comunicaciones de la organización. Ediciones Universidad Católica.